Servizio: Segretar-IA — Assistente virtuale telefonico basato su intelligenza artificiale
Sito web: www.segretar-ia.net
Ultimo aggiornamento: Agosto 2026
La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018 ("Codice Privacy"), del Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali in materia di registrazione delle conversazioni telefoniche, e del Regolamento (UE) 2024/1689 ("AI Act") in materia di trasparenza sui sistemi di intelligenza artificiale.
Titolare del trattamento dei dati personali è:
Shkelzen Mulla Aliu
Email: segretaria.ai.segretaria@gmail.com
Segretar-IA è oggi un servizio in fase di validazione, gestito in forma personale e non ancora come attività con partita IVA. All'apertura dell'attività questa informativa sarà aggiornata con sede, partita IVA e PEC, e la data di ultimo aggiornamento qui sopra cambierà di conseguenza.
Nell'erogazione del servizio Segretar-IA possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:
L'interessato è invitato a non comunicare durante la chiamata categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR (dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose, orientamento sessuale, dati biometrici o genetici).
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Erogazione del servizio di segretaria virtuale (risposta alle chiamate, raccolta messaggi, smistamento) | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) |
| Registrazione audio della chiamata per finalità di qualità del servizio | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) — il chiamante è informato ad inizio chiamata prima che la registrazione abbia luogo |
| Trascrizione automatica della conversazione tramite sistemi di IA | Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR) |
| Conservazione delle trascrizioni per consultazione da parte del cliente | Esecuzione del contratto e legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR) |
| Adempimenti di legge (es. richieste dell'autorità giudiziaria) | Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR) |
| Misurazione delle campagne pubblicitarie e statistiche di navigazione tramite cookie di terze parti | Consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR e art. 122 Codice Privacy), revocabile in qualsiasi momento |
| Misurazione anonima delle visite senza cookie | Legittimo interesse del Titolare a mantenere il servizio funzionante (art. 6.1.f GDPR) |
Ai sensi degli artt. 4 e 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act)
Durante la chiamata l'interlocutore non parla con un operatore umano ma con un sistema di intelligenza artificiale conversazionale, in grado di comprendere il linguaggio naturale, rispondere a domande, prendere appuntamenti e raccogliere messaggi.
Informazione all'inizio della chiamata. In attuazione dell'art. 50, par. 1 dell'AI Act, il sistema dichiara nella prima frase della conversazione di essere una segretaria virtuale basata su intelligenza artificiale e che la chiamata è registrata, prima di raccogliere qualsiasi informazione. Se il chiamante si esprime in un'altra lingua, l'avviso è ripetuto nella sua lingua.
Tecnologie impiegate. Il sistema utilizza modelli di linguaggio di grandi dimensioni (LLM) di fornitori terzi, riconoscimento vocale automatico (speech-to-text) e sintesi vocale (text-to-speech). La voce che l'interessato ascolta è una voce sintetica generata artificialmente e non appartiene a una persona reale. Le risposte sono generate automaticamente e non sostituiscono il giudizio professionale di un operatore umano.
Cosa il sistema NON fa. Il sistema non effettua riconoscimento delle emozioni né categorizzazione biometrica; non identifica il chiamante attraverso la sua voce; non attribuisce punteggi sociali; non assume decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. L'esito della chiamata è un messaggio o un appuntamento che viene sempre valutato dal professionista.
Intervento umano. L'interessato può in qualsiasi momento chiedere di essere ricontattato da una persona fisica — richiesta che il sistema registra e inoltra immediatamente al professionista — oppure interrompere la chiamata. Se il chiamante non desidera essere registrato può riagganciare: la registrazione della chiamata interrotta viene cancellata su richiesta scritta all'indirizzo indicato al par. 1.
Classificazione del sistema. Il servizio è un sistema di IA a rischio limitato, soggetto agli obblighi di trasparenza dell'art. 50 dell'AI Act. Non ricade in nessuna delle pratiche vietate dall'art. 5 né tra i sistemi ad alto rischio elencati nell'Allegato III del Regolamento. È fatto divieto agli utenti del servizio di impiegarlo per finalità che ne modifichino la classificazione di rischio.
Nessun addestramento sui tuoi dati. Le conversazioni, le registrazioni audio e le trascrizioni non sono utilizzate dal Titolare per addestrare o migliorare modelli di intelligenza artificiale. I fornitori di modelli sono utilizzati tramite interfaccia di programmazione (API) commerciale, le cui condizioni contrattuali escludono l'impiego dei dati trasmessi per l'addestramento dei modelli.
Valutazione d'impatto. Il trattamento è stato oggetto di una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell'art. 35 GDPR, riesaminata almeno annualmente e a ogni modifica sostanziale del sistema. Una sintesi è disponibile su richiesta a segretaria.ai.segretaria@gmail.com.
Il trattamento avviene mediante strumenti elettronici con misure tecniche adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR. Le trasmissioni sono cifrate in transito (TLS). L'accesso ai dati è limitato al personale autorizzato e ai responsabili del trattamento debitamente nominati.
| Categoria | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Registrazione audio della chiamata | 12 mesi dalla data della chiamata |
| Trascrizione testuale della chiamata | 12 mesi dalla data della chiamata |
| Metadati della chiamata (data, ora, durata, numeri) | 24 mesi per finalità amministrative |
| Dati di contatto forniti volontariamente | Per la durata necessaria a evadere la richiesta |
| Dati account iscritto | Durata del contratto + 30 giorni dalla cancellazione account |
| Dati per adempimenti fiscali e contabili | 10 anni ai sensi dell'art. 2220 c.c. |
Per l'erogazione del servizio i dati sono comunicati ai seguenti soggetti, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR:
L'elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta a segretaria.ai.segretaria@gmail.com.
Alcuni fornitori (Supabase, OpenAI, Vercel) hanno sede negli USA. I trasferimenti avvengono tramite Standard Contractual Clauses (SCC) approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell'art. 46.2.c GDPR, che garantiscono un livello di protezione adeguato.
Google, Meta e Microsoft contrattualizzano il servizio attraverso le rispettive società irlandesi, ma possono trasferire dati alle società madri statunitensi: in quel caso il trasferimento si fonda sulla decisione di adeguatezza EU-US Data Privacy Framework, a cui i tre gruppi aderiscono, e in subordine sulle SCC. Questi trasferimenti riguardano soltanto i dati raccolti tramite i cookie del punto 2.c della Cookie Policy e quindi avvengono solo se hai prestato il consenso. DIDWW, operatore telefonico, tratta i dati interamente nell'Unione Europea.
Copia delle garanzie applicate è disponibile su richiesta.
Hai diritto di:
Per esercitare i tuoi diritti: segretaria.ai.segretaria@gmail.com. Risponderemo entro 30 giorni.
Hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato membro UE in cui risiedi o lavori.
Il Titolare si riserva di modificare la presente informativa in qualsiasi momento per adeguarla a sopravvenute novità normative. La versione aggiornata sarà sempre pubblicata su www.segretar-ia.net con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
Ultimo aggiornamento: Agosto 2026
La presente Cookie Policy è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), del D.lgs. 196/2003 ("Codice Privacy") e del Provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 10 giugno 2021 in materia di "Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento".
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| Nome cookie | Finalità | Durata | Provider |
|---|---|---|---|
| sb-* | Autenticazione Supabase (sessione utente) | 1 settimana | segretar-ia.net |
| cookie_ok | Memorizzare la presa visione dell'informativa (salvato nella memoria locale del browser, non è un cookie; resta finché non svuoti i dati del sito) | permanente | segretar-ia.net |
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| Nome cookie | Finalità | Durata | Provider |
|---|---|---|---|
| _ga, _ga_* | Google Analytics 4: statistiche di visita e provenienza del traffico | 24 mesi | Google Ireland Ltd. |
| _fbp, _fbc | Meta Pixel: misurazione delle campagne pubblicitarie su Facebook e Instagram, pubblici personalizzati | 3 mesi | Meta Platforms Ireland Ltd. |
| _clck, _clsk, CLID | Microsoft Clarity: registrazione anonima della sessione (click, scorrimento) per capire dove la pagina risulta poco chiara | da 1 giorno a 12 mesi | Microsoft Ireland Operations Ltd. |
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